Elektroniczny obieg faktur kosztowych w firmie – korzyści, funkcjonalności, wdrożenie

Biznes i Finanse

Zarządzanie fakturami to kluczowy element funkcjonowania każdej firmy. W erze cyfryzacji coraz więcej organizacji dostrzega, że tradycyjne metody pracy z dokumentami, takie jak ręczne przetwarzanie, drukowanie czy przenoszenie papierowych faktur między działami, stają się niewystarczające. Rosnąca liczba dokumentów, rozproszone zespoły oraz złożone procesy akceptacyjne wymagają efektywniejszych rozwiązań.

Elektroniczny obieg faktur kosztowych to odpowiedź na te wyzwania. Automatyzacja i cyfryzacja tego procesu nie tylko usprawniają zarządzanie dokumentami, ale także pozwalają na kontrolowanie kosztów, minimalizowanie błędów oraz zwiększanie przejrzystości w firmie.

Najczęstsze problemy z obiegiem faktur w firmach 

Faktury występują prawie w każdej firmie. Zarządzając nimi w tradycyjny sposób, zazwyczaj są drukowane, a następnie krążą po organizacji w celu zbierania podpisów, opisów i akceptacji. Finalnie trafiają najczęściej do księgowości, która je sprawdza, księguje i opłaca.

Wszystko jest dobrze do czasu gdy dokumentów jest niewiele, wszyscy pracują w jednej lokalizacji, a proces akceptacyjny jest prosty. Sytuacja się komplikuje gdy jest inaczej.  Faktury zaczynają ginąć, o stanie finansów osoby zarządzające dowiadują się gdy jest już za późno na reakcję, płatności nie są realizowane na czas lub nie tam gdzie powinny. Odpowiedzialność nie jest przypisana do właściwych osób, a pracochłonność związana z obsługą faktur nie ma uzasadnienia ekonomicznego. Problemów jest oczywiście dużo więcej.    

Elektroniczny obieg faktur – co to jest?

Obieg faktur to jeden z najpopularniejszych procesów biznesowych implementowanych podczas wdrożeń systemów workflow.

Występuje prawie w każdej organizacji. Wraz z rozwojem firmy rośnie liczba dokumentów, więc tradycyjne metody pracy z nimi przestają być efektywne.

Obieg faktur zazwyczaj składa się następujących kroków:

  • Rejestracja faktury;
  • Opis merytoryczny;
  • Akceptacje;
  • Weryfikacja księgowa.

Bardzo często jest integrowany z systemem finansowo-księgowym, aby unikać podwójnego wprowadzania danych.

Kluczowe funkcjonalności programów do elektronicznego obiegu faktur

Podstawowym celem jest optymalizacja. Można ją zrealizować wykorzystując szereg funkcjonalności systemów do obiegu faktur, takich jak:

  1. Możliwość budowania własnych formularzy, np. do opisu, akceptacji, czy weryfikacji faktur.
  2. Samodzielne definiowanie kolejności i liczby kroków procesu.
  3. Automatyzacja przepływu – definiowanie do kogo popłynie dane zadanie.
  4. Możliwość odczytywania danych z obrazu dokumentu (OCR). Przy małych wolumenach wystarczające jest ręczne kopiowanie danych do formularza, a przy większych warto rozważyć pełną automatyzację.
  5. Integracja z zewnętrznymi systemami, np. finansowo-księgowym, czy ERP.
  6. Łatwe wyszukiwanie.
  7. Raportowanie.

Elektroniczny obieg faktur – jakie niesie korzyści?

Każda firma, która wdraża system do obiegu faktur oczekuje konkretnych korzyści. Wśród nich często wymienia się te:  

  1. Kontrola kosztów;
  2. Lepsze zarządzanie finansami;
  3. Zmniejszenie lub brak zagubionych dokumentów;
  4. Przypisana odpowiedzialność;
  5. Wspomaganie pracy zdalnej i wielodziałowej.

Wdrożenie systemu – jak wygląda? 

O tym jak przebiega wdrożenie systemu obiegu faktur decyduje wiele czynników. Jednym z podstawowych jest rodzaj systemu. Więcej na ten temat można przeczytać w artykule: Rodzaje workflow. Jaki wdrożyć w Twojej firmie – przedstawione tam zostały zarówno typy systemów workflow jak i dwa popularne podejścia do procesu wdrożenia.

Elektroniczny obieg faktur kosztowych z Dew-X 

Jednym z najpopularniejszych elektronicznych systemów obiegu dokumentów jest Dew-X

Można w nim definiować i zarządzać dowolnymi procesami biznesowymi Twojej firmy. Poza obiegiem faktur kosztowych zoptymalizujesz w nim procesy takie jak korespondencja przychodząca, wnioski zakupowe, wnioski urlopowe, obsługę reklamacji, akceptację umów i dziesiątki innych, które są charakterystyczne dla Twojej organizacji.

Co więcej Dew-X to nie tylko workflow. To też narzędzie do zarządzania projektami, które zrewolucjonizuje również ten obszar Twojego działania.

I na koniec najlepsze – z Dew-X możesz korzystać bezpłatnie, a ponieważ jest platformą low-code / no-code nie musisz mieć żadnych umiejętności programistycznych.

Dew-X – dane kontaktowe:

email: hello@dew-x.com

strona www: https://dew-x.com/pl/

Materiał zewnętrzny

Ernest Konieczny

Dodaj komentarz

Do Góry