Prowadzenie dokumentacji pracowniczej to jeden z kluczowych obowiązków każdego pracodawcy, który ma na celu zapewnienie zgodności z przepisami prawa oraz prawidłowe zarządzanie informacjami dotyczącymi pracowników. Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej, każda firma musi prowadzić akta osobowe swoich pracowników w sposób uporządkowany i zgodny z obowiązującymi przepisami. W artykule tym omówimy, jakie dokumenty powinny znaleźć się w aktach osobowych oraz jak zarządzać dokumentami niestandardowymi.
Z czego składają się akta osobowe?
Akta osobowe pracownika są podzielone na pięć głównych części, z których każda ma swoje specyficzne przeznaczenie:
- Część A – dokumenty związane z danymi osobowymi oraz procesem rekrutacyjnym. W tej części powinny znaleźć się m.in. oświadczenia dotyczące danych osobowych, skierowania na badania lekarskie oraz orzeczenia lekarskie związane z wstępnymi, okresowymi i kontrolnymi badaniami. Jest to kluczowa część dokumentacji, która pozwala na weryfikację stanu zdrowia pracownika oraz jego zgodności z wymogami prawnymi.
- Część B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia. Obejmuje ona umowy o pracę, aneksy do umów, potwierdzenia odbioru regulaminów czy procedur wewnętrznych. To tutaj gromadzimy wszelkie dokumenty związane z formalnościami związanymi z rozpoczęciem pracy oraz zmieniającymi się warunkami zatrudnienia.
- Część C – dokumenty związane z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy. W tej części znajdują się m.in. wypowiedzenia umowy o pracę, świadectwa pracy, protokoły z zakończenia zatrudnienia oraz inne dokumenty, które potwierdzają formalne zakończenie stosunku pracy.
- Część D – dokumenty dotyczące odpowiedzialności porządkowej pracownika. Obejmuje ona np. odpisy zawiadomień o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z odpowiedzialnością porządkową lub przewidzianą w odrębnych przepisach. Dokumenty te mają na celu rejestrowanie wszelkich przewinień i konsekwencji związanych z naruszeniem regulaminu.
- Część E – dokumenty związane z kontrolą trzeźwości i obecnością środków działających podobnie do alkoholu w organizmie pracownika. W tej części gromadzone są wyniki testów oraz inne dokumenty potwierdzające przeprowadzenie takich kontroli.
Niestandardowe dokumenty w aktach osobowych – jak nimi zarządzać?
Oprócz podstawowych dokumentów, w aktach osobowych mogą znajdować się również różne niestandardowe dokumenty, które nie zawsze pasują do standardowego podziału. Oto jak należy nimi zarządzać:
- Wniosek o wyjście prywatne – pracownik może zgłosić potrzebę wyjścia z pracy w celach osobistych, składając odpowiedni wniosek. Takie wnioski powinny być przechowywane osobno, w odrębnym segregatorze, a nie w aktach osobowych.
- Zaświadczenie z krwiodawstwo – krwiodawcy mają prawo do dwóch dni wolnych od pracy. Zaświadczenia dotyczące oddawania krwi można przechowywać w osobnym segregatorze lub dołączyć do wniosków urlopowych, co jest powszechną praktyką.
- Wniosek o zwolnienie z powodu siły wyższej – pracownik może ubiegać się o zwolnienie w związku z pilnymi sprawami rodzinnymi, takimi jak choroba czy wypadek. Dokumenty te również należy przechowywać osobno, poza aktami osobowymi.
- Lista obecności – obecność pracowników w pracy jest rejestrowana w różnych formach, najczęściej poprzez listę obecności. Takie listy należy przechowywać osobno, w oddzielnym segregatorze.
- Wnioski urlopowe – wnioski o urlop składa się do przełożonego i są one oddzielane od akt osobowych. Zazwyczaj przechowuje się je w osobnej teczce.
- Dokumenty związane z RODO – dokumenty dotyczące przetwarzania danych osobowych, takie jak zgody i oświadczenia o ochronie danych, powinny być przechowywane w Części B akt osobowych.
- Pisma od komornika – dokumenty dotyczące zajęcia wynagrodzenia przez komornika powinny być przechowywane osobno, w osobnym segregatorze, a nie w aktach osobowych.
- Nagana – dokumenty dotyczące kar porządkowych, takie jak nagany, powinny być przechowywane w Części D akt osobowych.
- Wniosek o pracę zdalną – dokumenty związane z pracą zdalną należy umieszczać w Części B akt osobowych, ponieważ dotyczą one formalności związanych z organizacją pracy.
- Dokumenty związane z PPK – deklaracje przystąpienia lub rezygnacji z Pracowniczych Planów Kapitałowych (PPK) powinny być przechowywane osobno z uwagi na dodatkowe dane zawarte w tych dokumentach.
- Kopia dowodu osobistego – chociaż pracodawca może poprosić o wgląd w dowód osobisty w celu potwierdzenia tożsamości, nie ma podstaw prawnych do przechowywania kopii dowodu osobistego w aktach osobowych.
Bądź na bieżąco – zapisz się na szkolenia kadrowo płacowe
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o zarządzaniu kadrami i płacami, a także poznać praktyczne rozwiązania związane z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej, skorzystaj z naszych szkoleń kadrowo-płacowych organizowanych przez Centrum Verte. Nasze kursy pomogą Ci w prawidłowym prowadzeniu kadr w firmie i zapewnią, że Twoja dokumentacja będzie zawsze zgodna z obowiązującymi przepisami.
Podsumowanie
Prawidłowe prowadzenie akt osobowych to kluczowy element efektywnego zarządzania kadrami w każdej firmie. Wiedza na temat tego, jakie dokumenty powinny znaleźć się w aktach osobowych oraz jak zarządzać dokumentami niestandardowymi, jest niezbędna dla każdego pracodawcy.
